Controle de ocorrências

A rotina Controle de Ocorrências tem por finalidade registrar, acompanhar e encerrar ocorrências relacionadas a clientes, fornecedores, produtos ou processos internos da empresa, permitindo o controle das informações desde a abertura até a conclusão do atendimento.

Caminho de acesso:

Outros -> Controle de Ocorrências

Atributos

Número: Indica o número identificador da ocorrência.

Data de Abertura: Informa a data em que a ocorrência foi registrada.

Encerramento: Indica a data de encerramento da ocorrência. Este campo é preenchido quando o processo for concluído.

Processo Encerrado: Define se a ocorrência já foi finalizada.

Proprietário do Processo: Indica o responsável pelo acompanhamento e tratamento da ocorrência.

Tipo de Ocorrência: Determina a classificação da ocorrência, como assistência técnica, reclamação, reposição de peças, entre outras.

Origem: Identifica a origem da solicitação, podendo ser cliente, fornecedor ou outro cadastro relacionado.

Categoria: Permite classificar a ocorrência conforme sua natureza ou área de atendimento.

Parceiro Comercial Envolvido: Indica o cliente, fornecedor ou parceiro relacionado à ocorrência.

Entidade Relacionada: Permite vincular a ocorrência a outra entidade ou registro do sistema, quando aplicável.

Relato de Abertura: Campo destinado à descrição do problema, solicitação ou motivo que originou a ocorrência.

Relato de Encerramento: Campo utilizado para registrar a solução aplicada, conclusão da análise ou observações finais do atendimento.

Aba Itens

Nesta aba são informados os produtos relacionados à ocorrência.

Item: Número sequencial do item cadastrado.

Produto: Código do produto envolvido na ocorrência.

Descrição do Produto: Descrição do produto selecionado.

Qtde: Quantidade do produto relacionada à ocorrência.

Defeito: Código do defeito identificado.

Descrição do Defeito: Descrição do defeito ou motivo informado para o item.

Ex: Campo utilizado para marcar o item para exclusão. Ao selecionar esta opção e gravar a ocorrência, o item será removido do cadastro.

Aba Ações

A aba Ações permite registrar e acompanhar as atividades necessárias para tratar a ocorrência, definindo responsáveis, prazos e registrando as ações executadas até sua conclusão.

Botões

Nova Ação: Permite incluir uma nova ação vinculada à ocorrência.

Cancelar: Cancela as alterações realizadas antes da gravação.

Gravar: Salva as informações da ação cadastrada ou alterada.

Encerrar Ação: Utilizado para concluir uma ação, registrando sua data de conclusão.

Criador da Ação: Exibe ou permite consultar o usuário responsável pela criação da ação.

Reabrir Ocorrência: Permite reabrir uma ocorrência que já tenha sido encerrada, possibilitando a inclusão de novas ações ou informações.

Campos da Grade

Item: Número sequencial da ação cadastrada.

Responsável: Código do usuário responsável pela execução da ação.

Nome: Nome do responsável pela ação.

Ações Necessárias: Descrição das atividades que deverão ser executadas para tratar a ocorrência.

Ações Realizadas: Descrição das atividades efetivamente executadas.

Data Limite: Prazo definido para conclusão da ação.

Data Conclusão: Data em que a ação foi finalizada.

Aba Arquivos

Possibilita anexar documentos, imagens, laudos, comprovantes e demais arquivos relacionados à ocorrência.

Aba Dados Adicionais

Destinada ao preenchimento de informações complementares, definidas conforme a necessidade do processo ou parametrizações da empresa.

Funcionamento

Ao identificar uma situação que necessite acompanhamento, deve-se cadastrar uma nova ocorrência, informando os dados principais, o parceiro envolvido e o relato da abertura. Em seguida, podem ser vinculados os produtos afetados, defeitos identificados, ações executadas e arquivos de suporte.

Após a resolução da ocorrência, deve-se preencher o Relato de Encerramento, informar a data de encerramento e marcar o processo como encerrado, mantendo o histórico completo para consultas futuras.