Visita Periódica - Cliente

A visita periódica ao cliente trata de um processo da empresa DataPlus Sistemas. Este processo consiste em entrar em contato com os clientes que já finalizaram por completo a implantação dos sistemas DataPlus, sendo uma oportunidade para, além da investigação sobre a utilização do software, motivar a empresa a sempre continuar evoluindo na gestão e nos controles utilizados.

Periodicidade da Visita

A periodicidade da visita será variável de acordo com o Cliente, e estará em constante reavaliação. Quando é iniciado o estágio de visitas periódicas ao cliente, o prazo padrão é mensal. Na ocasião da segunda visita, já é possível reavaliar a periodicidade e aumentar o tempo entre uma visita e outra.

Documentação

Visita presencial. Para a visita presencial não é necessário levar o formulário do relatório impresso. É necessário levar impresso apenas o documento intitulado "Guia para Visita periódica Presencial" junto de folhas em branco para anotação. Levar a pasta personalizada do cliente mostra controle e organização na execução da visita.

Visita remota. Para a visita remota, seja por telefone ou vídeo chamada, realizar o preenchimento digital do relatório de visita durante a conversa com o responsável no cliente. Podem ser feitas anotações e depois reformular o texto para que seja entendível por outros colaboradores que venham a ter acesso ao documento. Lembre-se: o relatório da visita periódica deve transmitir as reais dificuldades e necessidades do cliente, afinal, o intuito de da visita é transmitir de maneira fiel à DataPlus Sistemas quais os pontos a serem desenvolvidos nos processos de levantamento de escopo, implantação, capacitação, homologação e suporte ao cliente.

Roteiro da visita periódica

Antes da visita: - Antes de iniciar o levantamento das informações, alterar o status da tarefa do JIRA para "Em andamento" e anotar o horário de início. - Antes de iniciar a visita periódica, localizar no JIRA se a tarefa foi criada, conforme cronograma mensal enviado pelo Administrativo. Caso não tenha sido criado, criar mantendo o padrão visual da tarefa "NOME DO CLIENTE - Visita Periódica". - Iniciar o preenchimento do documento "Relatório de Visita Periódica MODELO 2.0.docx". No quadro de identificação da empresa, preencher com as informações pertinentes. Buscar na pasta Consultoria, no caminho z:\Indicadores de Desempenho Deptos\, o diretório Visitas à Clientes e pesquisar pelo nome da empresa para saber qual foi a data da última visita periódica realizada. - Acessar o Projeto Suporte (SUP) no JIRA, e na lateral esquerda, selecionar "Clientes" na aba Clientes e Canais. Filtrar pela empresa que receberá a visita periódica do consultor. Na coluna "Solicitações Abertas", identificar quantos chamados de Suporte estão em aberto naquele momento. Realizar uma breve leitura das solicitações em andamento, assim, caso a empresa faça um apontamento que já esteja em aberto, não existe o risco de retrabalho ou duplicidade de informações.

Durante a visita presencial: - Sempre se mostrar cordial e receptivo ao usuários que receberão a visita. - Seguir o documento "Guia para Visita Periódica Presencial". Assim o consultor não deixará tópicos em aberto em diferentes setores. - Ser claro e objetivo nas perguntas. - Tentar de todas as formas sanar as dúvidas de todos os usuários. - Evitar ao máximo que respostas fiquem em aberto. No caso de um usuário fazer uma pergunta que demande levantamentos internos, anotar a pergunta para que a resposta seja enviada posteriormente. - Caso o usuário reclame especificamente de algum erro ou problema recorrente no sistema, realizar a exportação do LOG de erros, e solicitar que seja enviado por e-mail para o endereço eletrônico do consultor responsável. - Anotar o máximo de detalhes das perguntas e respostas que forem debatidas nas visitas. - Após a visita em todos os setores onde existam usuários do software, alinhar os apontamentos, dúvidas, sugestões e solicitações com o Gerente do Projeto do Cliente. Este ponto é importante para entender se as solicitações dos usuários condizem com as reais necessidades e demandas da empresa como um todo.

Durante a visita remota: - Sempre se mostrar cordial e receptivo ao usuário que responderá às perguntas. - Seguir o documento "Relatório de Visita Periódica MODELO 2.0.docx" que já foi iniciado anteriormente a visita. - Ser claro e objetivo nas perguntas. - Tentar de todas as formas sanar as dúvidas de todos os usuários. - Evitar ao máximo que respostas fiquem em aberto. No caso de um usuário fazer uma pergunta que demande levantamentos internos, anotar a pergunta para que a resposta seja enviada posteriormente. - Caso o usuário reclame especificamente de algum erro ou problema recorrente no sistema, seja nos módulos que ele utilize ou de outros usuários que utilizem o sistema, realizar a exportação do LOG de erros do terminal de uso principal do usuário reclamante, e solicitar que seja enviado por e-mail para o endereço eletrônico do consultor responsável. - Anotar o máximo dos detalhes das respostas que forem debatidas nas visitas, assim, o preenchimento do relatório ficará mais fiel. - Caso o responsável do cliente pela visita não seja o gerente do projeto, alinhar os apontamentos, dúvidas, sugestões e solicitações com o Gerente do Projeto do Cliente. Este ponto é importante para entender se as solicitações dos usuários condizem com as reais necessidades e demandas da empresa como um todo.

Após a visita: - Rever todas as anotações das respostas informadas pelos usuários, nos campos onde há opções de "sim" e "não", identificar a opção que melhor expressa a necessidade do cliente e redigir as repostas conforme o conteúdo das avaliações. - Validar se as reclamações passadas pelos usuários foram direcionadas ao Suporte via chamado. Verificar quais as situações dos chamados junto ao Suporte. - Exportar documento em .PDF e anexar na tarefa do JIRA correspondente. - Editar a tarefa do JIRA incluindo o Marco de Grandi como Responsável pela atividade e alterar o status para "Em desenvolvimento". - Após aprovação do relatório pelo Responsável cadastrado anteriormente, submeter por e-mail para: o e-mail do gerente do projeto do cliente, para o responsável aprovador da DataPlus e para o Administrativo DataPlus.